SIM-BAB 4 PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

BAB 4

PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM

PENDAHULUAN

Sistem informasi dalam suatu pemahaman yang  sederhana dapat didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat Bidang bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan terjadidimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.

Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah kedalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.

ORGANISASI LAYANAN BISNIS

Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information technology IT) juga populer.

Sumber Daya Informasi

            Kita telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

Spesialis Informasi

            Untuk menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer, dan operator.

• Analis Sistem

            Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut.

• Administator Basis Data

            Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administator basis data. Tugasnya terbagi dalam empat area utama yaitu perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.

• Webmaster

            Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Satu tugas penting dari seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web perusahaan.

Spesialis Jaringan

            Spesialis jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.

Programer

            Programer menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer, menciptakan suatu posisi analis programer.

Operator

            Operator menjalankan peralatan komunikasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Semua spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi

            Perusahaan telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Unit-unit operasi, administrasi basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun pemeliharaan.    

Struktur Organisasi Inovatif

            Perusahaan-perusahaan besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area mereka masing-masing. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan dari pada masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

Komputasi Pengguna Akhir

            Di akhir tahun 1970’an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing ECU), oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama :

• Dampak pendidikan komputer

Selama awal tahun 1980’an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi dan teknologinya.

• Antrian layanan informasi

Situasi ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980’an, ketika para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh komputer.

• Murahnya peranti keras

Pengguna dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan taksi.

• Peranti lunak siap pakai

Baik perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi pengembalian keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem berbasis komputer.

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

pengguna dari system informasi perusahaa merupakan sumber daya informasi penting yg daoat memberikan suatu kontribusi yang nyata dalam mencapai sasaran strategi dari meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut serta berpartisipasi dalam pengembangan system dan mempraktikkan komputasi pengguna akhir.

Keuntungan Komputasi Pengguna Akhir

EUC memberikan dua manfaat utama :

•  Menyamakan kemampuan dan tantangan
• Mempersempit jarak komunikasi

 Risiko Komputasi Pengguna Akhir

• Sasaran sistem yang buruk
• Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk
• Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien
• Hilangnya integritas data
• Hilangnya keamanan
• Hilangnya kendali

KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN 

UNTUK KARIR DIBIDANG LAYANAN INFORMASI

Pengembangan sistem informasi memerlukan keahlian dan pengetahuan khusus. Ahli informasi menerapkan keahlian dan pengetahuannya secara professional dengan jam kerja penuh waktu. Pengguna menerapkan keahlian dan pengetahuannya dalam menangani sistem informasi hanya sampai tingkat tertentu.

Pengetahuan Pengembangan Sistem

Jenis pengetahuan yang memungkinan seseorang berkontribusi dalam pengembangan sistem termasuk diantaranya:

• Pemahaman Komputer, adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer untuk menyelesaikan proses pengolahan-pengolahan data yang dibutuhkan.
• Pemahaman Informasi, terdiri dari pemahaman bagaimana menggunakan informasi pada setiap tahapan dalam proses penyelesaian masalah dimana informasi didapatkan dan bagaimana informasi dipakai bersama-sama dengan yang lainnya.
• Dasar-dasar bisnis, adalah topik-topik yang biasanya di masukan dalam kurikulum utama sarjana dan pasca sarjana program bisnis.
• Teori sistem, menggambarkan bagaimana fenomena sebagai stuktur sistem yang normatif.
• Proses pengembangan sistem, terdiri dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam membangun sistem informasi.
•  Pemodelan sistem, terdiri dari berbagai cara untuk mendokumentasikan sistem.

Keahlian Pengembangan Sistem

Keterampilan pengembangan meliputi komunikasi, kemampuan analitik, kreativitas, dan kepemimpinan.

• Keterampilan komunikasi, melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu atau beberapa orang dengan menggunakan ucapan, tulisan atau gambar grafik.
• Kemampuan analitik, adalah kemampuan memahami dan mempelajari situasi untuk menentukan formula yang sesuai dalam merespons atau membuat solusi permasalahan.
• Kreativitas, merupakan pengembangan dari seluruh atau sebagian ide dan solusi baru.
• Kepemimpinan, merupakan kemampuan mengarahkan orang lain untu melakukan tugas.

MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUJUKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor. Otomatosasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika IBM memperkenalkan istilah pengolahan kata untuk menyatakan suatu bahwa kebanyakan aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata , otomatisasi kantor (office automation-OA)meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan, salah satu kesunggulan dari ao adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang didalam dan diluar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu satu sama lain.

Pergeseran dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial

Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer dikalangan manajerial dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi.

KANTOR MAYA

Kemampuan AO untuk menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam kegiatan bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. AO bahkan membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan dikantor sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat dilakukan dimanapun karyawan berada (kantor maya). Konsep ini dimulai dengan telekomuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling. Adapun keuntungan dan kerugian kantor maya :

Keuntungan kantor maya

1. Biaya fasilitas yang lebih rendah.
2. Biaya peralatan yang lebih rendah.
3. Berkuarangnya penghentian pekerjaan.
4.  Kontribusi sosial.

Kerugian Kantor Maya

1. Moral yang rendah.
2. Kekhawatiran akan risiko keamanan.

ORGANISASI MAYA

Keberhasilan kantor maya memicu para visioner untuk melihat bagaiman kantor maya dapat diperluas hingga berlaku bagi keselueruhan perusahaan-perusahaansebuah organisasi maya.

Dampak sosial organisasi maya

Dampak  organisasi kantor maya timbul pada masyarakat khususnya industry-industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi kantor maya adalah industry yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi , ide, dan kecerdasan.

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF

Unsur manusia terus menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

         Pengembangan sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.

          Tidak hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik. Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.

          Pengetahuan spesialis informasi dan perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan hendaknya dikelola. Program-Program manajemen pengetahuan (knowledge management-KM) formal sering kali terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan, menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan.

       

SIM-BAB 3 MENGGUNAKAN TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERDAGANGAN ELEKTRONIK (E-COMMERCE)

BAB 3

MENGGUNAKAN TEKHNOLOGI INFORMASI DALAM MENJALANKAN PERDAGANGAN ELEKTRONIK (E-COMMERCE)

PENDAHULUAN

            Perdagangan elektronik yang disebut juga e-commerce adalah penggunaan jaringan komunikasi dan komputer untuk melaksanakan proses bisnis. Selain itu e-commerce adalah penggunaan internet dan komputer dengan browser web untuk membeli dan menjual produk. Kalangan bisnis menggnakan elektronik sebagai upaya untuk membuat oprasi berjalan dengan lebih efisien. E-commerce bisnis ke konsumen adalh perkembangan terakhir dan tampaknya semua orang kini menggunakan internet untuk membeli buku-buku dan music. Meskipun saat ini e-commerce dianggap sebagai salah satu penjualan yang berbeda dengan yang lainnya, namun hal ini sangat popular di mata masyarakat. Bisnis tumbuh dan dapat berubah agar dapat mengambil keuntungan dari tekhnologi, baik itu berupa tekhnologi telepon mauoun World Wide Web.

PERDAGANGAN ELEKTRONIK

Beberapa orang mendefinisikan perdagangan elektronik (yang disebut juga e-commerce) dengan sangat sempit. Definisi sempit yang Orang-orang ini akan menyebutnya sebagai transaksi bisnis elektronik. Dengan pandangan ini,istilahbisnis elektronik dan perdagangan elektronik akan sama. Banyak operasi perusahaan adalah internal dilaksanakan di dalam batas perusahaan oleh bidang bisnis keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, produksi, pemasaran, dan lain-lain. Dalam definisi luas kita ini, suatu transaksi bisnis yang menggunakan akses jaringan,sistem berbasis komputer,dan antarmuka (interface)sebuah browser.Web akan memenuhi persyaratan sebagai perdagangan elektronik (e-commerce). 

E-Commerce di Luar Batas Perusahaan

Akan bermanfaat jika kita membedakan 2 jenis e-commerce yang terjadi dengan entitas di luar batas perusahaan. E-Commerce bisnis-ke-konsumen (busibess-to-consumer—B2C)mengacu pada transaksi-transaksi yang terjadi antara sebuah bisnis dan konsumen akhir produk;e-commerce bisnis-ke-bisnis (business-to-business—B2B) mengacu pada transaksi antarbisnis dimana tidak ada pihak yang menjadi konsumen akhir. Sebagai contoh, dalam rantai distribusi dari produsen ke distributor ke toko eceran ke konsumen seluruh transaksi dari satu entitas ke entitas yang lain adalah B2B sampai transaksi terjadi antara toko eceran dengan konsumen,yaitu merupakan transaksi B2C.

Transaksi B2B melibatkan jumlah orang yang relatif sedikit, biasanya mereka berada di dalam kelompok layanan informasi dari perusahaan yang terpengaruh. Orang-orang yang terlibat dalam transaksi B2B biasanya sangat terlatih dalam penggunaan sistem informasi dan mengenal proses bisnis yang terpengaruh oleh transaksi tersebut. Karena terjadi antar bisnis, jumlah transaksi B2B dapat relatif kecil tetapi dengan nilai yang cukup tinggi. Satu transaksi antara toko eceran dengan konsumen, yang merupakan transaksi B2C.

Manfaat-manfaat yang  Diharapkan dari E-Commerce

Perusahaan melaksanakan e-commerce untuk mencapai perbaikan organisasi secara keseluruhan. Perbaikan –perbaikan ini diharapkhan merupakan hasil dari tiga manfaat utama :

1. Pebaikan layanan pelanggan sebelum,selama,dan setelah penjualan

2. Perbaikan hubungan dengan pemasok dan komunikasi keuangan

3. Peningkatan imbal balik ekonomis atas pemegang saham dan investasi pemilik. Laba adalah hasil dari sebuah organisasi yang mencapai tujuan e-commerce adalah sarana pendukung yang kuat yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya.

Manfaat di atas akan memberikan kontribusi pada stabilitas keuangan perusahaan dan memungkinkannya bersaing dengan lebih baik di dalam dunia bisnis yang semakin luas menerapkan teknologi komputer.

Kendala-kendala E-Commerce

Pada survei tahun 1960, 60 % perusahaan yang memberikan respons menunjukkan bahwa mereka belum mengimplementasikan e-commerce dan tidak memiliki rencana untuk melakukannya dalam waktu tiga tahun kedepan. Bahkan pada tahun 2004, Departemen perdagangan AS melaporkan bahwa hanya 2,3 % dari seluruh penjualan ritel kuatral keempat dilakukan dalam bentuk e-commerce. Ketika ditanyakan mengenai alasan dari kehati-hatiannya,perusahaan menyebutkan 3 kendala dengan urutan sebagai berikut :

1. Biaya yang tinggi

2. Kekhhawatiran akan masalah keamanan

3. Perantu lunak yang belum mapan atau belum tersedia

Masing-masing kendala di atas akan semakin tertantang seiring dengan semakin populernya teknologi dan sistem informasi. Biaya sumber daya komputasi pada akhirnya menurun. Seperti yang diuraikan bab 1, hukum moore meramalkan penggandaan kekuatan komputer setiap 18 bulan. Dengan berlipatnya kekuatan setiap 18 bulan, biaya e-commerce juga akan turun.                       

Ruang Lingkup E-Commerce

Ketika anda membaca bagian ini, pahamilah bahwa e-commerce bersifat dinamis dan ruang lingkup pengaruhnya dapat berubah dalam waktu hanya beberapa bulan. Anda hendaknya mengunjungi WWWCENSUS.GOV dan hubungkan ke halaman web e-stats untuk mengetahui angka-angka e-commerce yang terakhir. E-commerce menyumbang hampir $1,7 triliun untuk aktivitas perekonomian di amerika serikat selama tahun 2003. E-commerce telah mencapai tingkat pertumbuhan tahunan lebih dari 15% setiap tahunnya selama 5 tahun terakhir. Lebih dari 21 % penjualan pabrik produksi AS ($843 miliar) pada tahun 2003 merupakan hasil dari e-commerce. Hampir 17% penjualan dari distributor($730 miliar) adalah e-commerce.

Jalan Menuju E-Commerce

Rencana bisnis strategis akan membakukan komitmen untuk menggunakan e-commerceguna meraih keunggulan kompetitif. Perusahaan pertama-tama harus memperoleh kecerdasan bisnis (business intelligence) sehingga perusahaan tersebut akan dapat memahami peranan potensial yang akan dimainkan oleh masing-masing unsur lingkungan.

INTELIGENSI BISNIS (BUSINESS INTELLIGENCE)

            Inteligensi bisnis atau business intelligence  menjadi sangat dibutuhkan karena pengambilan keputusan pelaksanaan e-commerce itu terlebih dahuluu harus mengetahui tentang perusahaan dan hubungannya dengan para pelanggan, pesaing, pemasok, dan pihak-pihak eksternal lainnya. Inteligensi bisnis (business intelligence—BI) adalah aktivitas pengumpulan informasi mengenai unsur-unsur di dalam lingkungan yang berinteraksi dengan perusahaan.

Basis Data Eksternal

Perusahaan tidak harus mengumpulkan informasi lingkungannya sendiri. Tersedia sejumlah basis data komersial penting yang memberikan informasi mengenai hampir semua subjek. Perusahaan menggunakan berbagai basis data ini untuk mendapatkan kecerdasan bisnis karena ia lebih cepat dan lebih murah daripada meneliti beragam jenis sumber informasi. Basis data pemerintah juga merupakan sumber informasi penting lainnya seperti perpustakaan, biro sensus, biro statistik tenaga kerja, dan sebagainya. Perusahaan menjadi semakin condong untuk melakukan pencarian eksternal sendiri untuk kecerdasan pasar. Pencarian eksternal telah dibantu oleh adanya fakta bahwa semakin banyak perusahaan memberikan informasinya sendiri di web.

Mesin Pencari

Suatu mesin pencari (search engine) adalah suatu program computer khusus yang menanyakan satu kata atau kelompok kata kepada pengguna untuk dicari. Program ini kemudian mencari isi situs-situs web di internet untuk melihat apakah kata atau kata-kata tersebut terdapat di situs-situs web tersebut. Beberapa contoh mesin pencari ini adalah seperti Yahoo!, Google, MSN, Altavista, dan sebagainya.

STRATEGI E-COMMERCE DAN SISTEM INTERORGANISASIONAL

Masalah dalam menentukan strategi e-commerce yang terbaik memiliki beberapa kemungkinan solusi. Namun, strategi yang paling sering disebut-sebut adalah strategi di mana unsur-unsur yang ada dikaitkan dengan trabsmisi data elektronik. Strategi dimana unsur-unsur  yang ada dikaitkan dengan transmisi data elektronik. Nama yang diberikan untuk strategi ini adalah sistem interorganisasional,Istilah yang seringkali dipergunakan untuk IOS adlah EDI, yang merupakan singkatan dari electronic data interchange(pertukaran data elektronik).

SISTEM INTERORGANISASIONAL

Kita telah mengetahui bagaiman perusahaan dapat membuat hubungan elektronik dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu sistem interorganisasional(interorganizational sistem—IOS) sehingga semua perusahaan bekerja bersama sebagai suatu unit yang terkoordinasi,meraih manfaat yang tidak dapat diraih sendiri oleh setiap perusahaan. Yang berpartisipasi disebut sekutu dagang,sekutu bisnis,atau alianis bisnis.

Manfaat IOS 

Sekutu dagang dapat memasuki suatu kerja sama IOS dengan harapan akan dapat merealisasikan 2 manfaat penting: EDI terdiri atas transmisi data langsung komputer-ke-komputer dalam suatu format struktur yang dapat dibaca oleh mesin. Ketika jasa yang menjalankan dan mengelola jalur komunikasi (yang kadang disebut sirkuit) diberikan selain jalur ituh sendiri, disebut sebagai jaringan bernilai tambah(value added network—VAN). Vendor yang memberikan VAN  juga memberikan keahlian yang berhubungan dengan jalur.

Ekstranet

Ekstranet (extranets)adalah cara lain dari membuat suatu IOS. Perusahaan menggunakan ekstranet melalui kolaborasi dengan pemasok-pemasok dan pelanggan-pelanggan besar yang telah dipercaya. Keamanan dan privasi mendapat per hatian yang serius, sehingga ekstranet biasanya diamankan di balik suatu firewall.

Sekutu-Sekutu Bisnis Proaktif dan Reaktif

Sponsor IOS pada umumnya mengambil pendekatan proaktif, merangsang minat akan IOS dan mendorong partisipasi di dalam jaringan. Para partisipan pada umumnya merespons dengna cara yang reaktif, menerima atau menolak penawaran sponsor untuk menerpakan IOS.

Pengaruh Penerapan

Ada empat faktor yang menentukan apakah perusahaan akan mengambil langkah proaktif atau reaktif.

ü  Tekanan kompetitif. Ketika perusahaan berada dalam suatu posisi yang buruk terhadap para pesaingnya atau ketika asosiasi industri atau perdagangan memberikan tekanan yang kuat, perusahaan akan menerapkan IOS, seperti EDI, dengan cara yang reaktif.

ü  Penggunaan kekuasaan. Ketika sebuah perusahaan dapat memaksakan kekuasaannya atas anggota lain, ia akan proaktif dalam menerapkan IOS.

ü  Kebutuhan internal. Ketika perusahaan sadar bahwa partisipasi dalam IOS merupakan salah satu cara untuk meningkatkan operasinya, perusahaan tersebut akan melakukan pendekatan atas IOS dengan cara yang proaktif.

ü  Dukungan manajemen puncak. Tanpa melihat apakah perusahaan tersebut bertindang dengan cara yang proaktif maupun reaktif, dukungan manajemen puncak selalu akan mempengaruhi keputusan.

Manfaat-Manfaat Tidak Langsung IOS

•     Mengurangi kesalahan
•          Menurunkan biaya
•          Meningkatnya efisiensi operasional
•          Meningkatnya kemampuan untuk bersaing
•          Memperbaiki hubungan dengan sekutu dagang
•          Memperbaiki layanan pelanggan

STRATEGI B2C UNTUK E-COMMERCE

Nilai uang e-commerce B2B membuat nilai uang e-commerce B2B terlihat begituh kecil. Hanya sekitar 6 persen dari nilai e-commerce dihasilkan oleh B2B. Jadi,mengapa memahami strategi bisnis untuk e-commerce B2B menjadi begituh penting ? 2 alasan adalah semakin banyaknya jumlah produk dan jasa yang tersedia untuk pengiriman digital dan semakin banyaknya pelanggan yang mampu mengatasi keengganan mereka untuk melakukan pembelian menggunakan Web.

Produk-produk Digital

Beberapa produk dan jasa tertentu dapat dikirimkan kepada pelanggan melalui internet. Dunia hiburan telah menjadi salah satu produk awal yang mengambil manfaat dari internet. Satu perbedaan utama antara pembelian produk-produk digital dengan produk-produk fisik melalui web adalah bahwa produk digital dapat digunakan begitu selesai di-download. Perbedaan lainnya adalah bahwa produk itu sendiri akan berpindah ke aset pembelinya.

Produk-produk Fisik

Barang-barang fisik tidak dapat dikonsumsi melalui web; sebagai gantinya, harus dikirimkan ke pelanggan. Pesanan penjualan dapat diambil alih oleh web, tapi pengiriman harus tetap dilakukan. Pos paket sering kali menjadi jasa paling murah yang diberikan, tetapi biasanya membutuhkan waktu pengiriman yang paling lama.

Berkembangnya perusahaan-perusahaan pengiriman surat/barang swasta telah secara langsung membantu e-commerce eceran. Perusahaan memberikan sejumlah metode pengiriman alternatif dengan harga yang berbeda-beda.

Penjualan Maya Versus Campuran

Penjualan maya (virtual sales) adalah penjualan yang dilakukan oleh sebuah perusahaan yang tidak mengoperasikan tempat berjualan fisik. Dengan penjualan maya, tidak ada tokok dimana pelanggan dapat masuk dan membeli produk. Penjualan campuran (hybrid sales) terjadi ketika perusahaan memiliki tempat berjualan secara fisik dan situs web dimana pelanggan dapat membeli produk. Kedua strategi penjualan eceran ini perlu menginformasikan biaya dan fitur produk kepada pelanggan, mengatur pembayaran pelanggan, dan menghasilkan pengiriman produk. Satu kesulitan yang dihadapi oleh perusahaan yang menawarkan penjualan maya adalah memberikan informasi produk yang dibutuhkan tanpa membingungkan pelanggan. Kendala lainnya adalah bahwa gambar merupakan file yang berukuran besar, dan mengomunikasikannya dari situs web ke komputer pelanggan akan memakan waktu. Masalah ini dapat dikurangi dengan membatasi jumlah gambar yang ditampilkan sampai pelanggan telah memusatkan perhatian pencarian mereka pada pilihan yang relatif sedikit.

Penjualan maya paling sering dipergunakan ketika perusahaan tidak dapat membangun sebuah tempat berjualan fisik atau menemukan tempat berjualan fisik yang layak secara ekonomis.Penjualan campuran terkadang disebut sebagai operasi brick-and-click. Kebanyakan perusahaan memiliki tempat berjualan karena biasanya hal tersebut dibutuhkan untuk rencana bisnisnya. Contoh yang paling populer pada saat ini adalah penjualan produk melalui jejaring sosial seperti Facebook atau situs lain seperti www.kaskus.us, dimana penjualan yang mereka lakukan biasanya merupakan penjualan maya atau pun penjualan campuran.

Pemerintahan Elektronik

Pemerintahan juga dapat mengambil manfaat dari e-commerce.satu contoh adalah polk Country di Florida. Kantor Pajak Polk County menggunakan layanan online melelang sertifikat pajak bumi dan bangunan pada tahun 2005. Sertifikat pajak adalah cara bagipemerintah daerah untuk mengasih pajak bumi dan bangunan yang belum dibayar. Seorang individu akan memberikan penawaran untuk properti yang memiliki pajak tertunggak, membayar pajak tersebut, dan menagih pajak dai pemiliknya, plus sejumlah bunga atas pajak yang terutang.

LANGKAH E-COMMERCE BERIKUTNYA

Perdagangan bergerak

Perdagangan bergerak (mobile commerce atau m-commerce) adalah penggunaan telepon seluler  dan asisten digital pribadi (personal digital assistant—PDA) untuk melakukan e-commerce nirkabel. Seiring dengan berkembangnya teknologi telepon seluler dari generasi analog menjadi generasi digital, istilah telekomunikasi generasi ketiga (thirdgeneration—3G)telah secara longgar dipergunakan untuk teknologi-teknologi nirkabel yang mampu memindahkan data.

Nirkabel Berkelas Bisnis di Semuah Tempat

Hot spot Internet nirkabel cukup memadai untuk penggunaan Web umum maupun pribadi,namun memeriksa e-mail di sebuah kedai kopi Strabucks adalah suatu cara yang kurang memadai bagi profesional bisnis. Hot spot biasanya diciptakan dengan menggunakan suatu koneksi kabel (untuk kecepatan komunikasinya yang tinggi) dan kemudian dipancarkan melalui sebuah poin akses nirkabel ke suatu wilayah yang kurang lebih berjarak 100 meter dari poin akses tersebut dan penerimaan data oleh seseorang melalui suatu jaringan yang kompleks yang melibatkan banyak komputer dan koneksi jaringan adalah suatu hal yang memungkinkan untuk dilakukan.

MENGGUNAKAN INTERNET

Internet bermula dari ketika pemerintah AS membuatsutu jaringan dengan nama ARPANET. Usaha-usaha yang diawali ditahun 1989 mengarah pada apa yang kita kenal sebagai World Wide Web.

World Wide Web

Pada tahun 1989, Tim Berners-Lee, seorang ilmuwan komputer yang bekerja di CERN, laboratorium fisika partikel eropa, menemukan cara yang lebih baik bagi fisikawan untuk saling berkomunikasi. Ide ini adalah menggunakan hypertext-dokumen untuk elektronik yang saling terkait. Ide ini menjadi kenyataan pada pertengahan tahun 1992 dalam bentuk World Wide Web. Ia juga memungkikan dikirimkannya hypermedia-multimedia yang terdiri dari teks, grafik, audio, dan video – melalui World Wide Web. World Wide Web adalah informasi yang dapat diakses melalui internet dimana dokumendokumen hypermedia(file-filekomputer) diimpan dankemudian diambil dengan cara-cara yang menggunakan metode penentuan alamat yang unik.

Para pengguna juga dapat menyalin file ke komputer mereka dari semua situs Web dengan menggunakan File Transfer Protocol (FTP). Beberapa perusahaan membuat situs FTP di luar premis utama mereka untuk memberikan file yang memuat informasi produk, updateperanti lunak, rilis berita, dan informasi lain.

CYBERSPACE DAN SUPERHINGHWAY  INFORMASI

Dua istilah lain yang juga dikaikan dengan Internet dan Web— cyberspace dan superbigbway (jalan bebas hambatan super)informasi. Istilah cyberspace diperkenalkan ketika penulisan William Gibson menggunakan dalm bukunya Neuromancer menggambarkan suatu masyarakat yang telah menjadi budak teknologi. Kini ,cyberspace berarti dunia Internet dan World Wide Web. Istilah superhinghway informasi digunakan dalam konteks yang sama, tetapi tidak ada suatu kesepakatan penih mengenai dampak akhirnya pada masyarakat.

Standar Internet

Salah satu alasan utama mengapa internet dan Web telah diterima dengn tangan terbuka oleh para pengguna komputer di seluruh dunia adalah karena keduanya bkerja sama suatu system tunggal yang dapat digunakan dari platform komputer apapun. Agar hal ini memungkinkan terjadi, setiap orang yang memberikan kontribusi pada internet dan arsitektur Web harus mengikuti aturan-aturan yang sama.

APLIKASI BISNIS INTERNET

Pertumbuhan jumlah situs internet yang fenomenal telah menjadikan internet sebagai sumber informasi tidak dapat diabaikan. Internet Software Consortium (www.isc.org) telah membuat grafik peningkatan nama-nama domain dari hanya beberapa di awal 1990-an, menjadi lebih dari 353 juta pada bulan Juli 2005. Domain-domain baru ini mencerminkan kemungkinan pelanggan-pelanggan, pemasok dan sekutu-sekutu bisnis baru. Semua area perusahaan dapat menggunakan internet, tetapi satu area yang penting adalah manajemen pasokan. Khususnya, manajemen rantai pasokan bagi penyedia layanan kesehatan mendapat perhatian khusus karena cepatnya kenaikan biaya jasa-jasa medis. Aplikasi ritel juga penting dan menjadi satu tandingan yang baik bagi contoh B2B pada manajeman rantai pasokan.

E-commerce dan Manajemen Rantai Pasokan Rumah Sakit

Rumah sakit harus memesan persediaan, dan merupakan hal yang sangat penting bagi layanan pasien bahwa persediaan medis yang tepat tersedia bagi kebutuhan para pasien. Rumah sakit telah melakukan sebagian besar pembelian mereka seara online. Manfaat ekonomis dari pembelian online sebagai ganti dari pembelian manual hanya berkisar 5% dan jika dibandingkn dengan keuntungan yang direalisasikan dari semakin kecilnya kesalahan pesanan pembelian, standardisasi produk yang lebih baik, membaiknya kepatuhan atas kontrak, dan kepentingan-kepentingan manajerial lainnya.

Cap Gemini Ernst & Young telah merangkum suatu bursa perdagangan klinis (clinical commerce exchange) yang digunakan melalui Internet. Global Healthcare Exchange membantu rumah sakit mengimplementasikan bursa pedagangan klinik. Perusahaan ini telah membantu Cape Fear Valley Health System di California Utara, dalam membuat satu sambungan bursa perdagangan baru dengan satu vendor dalam waktu satu jam. Kecepatan dan kemudahan sambungan ke vendor baru pada e-commerce adalah insentif yang kuat untuk perubahan. Akan tetapi pengalaman dari Cape ear Valley System menunjuk pada perubahan-perubahan manajerial yang penting. Pertama, dalam sistem sebetulnya pembeli cenderung membeli apapun yang diinginkan oleh dokter dan pegawai klinik lain, tanpa melihat harganya. Kedua, tingginya biaya untuk membuat EDI membuat vendor-vendor kecil tidak dapat melakukan e-commerce dengan rumah-rumah sakit.

Aplikasi Ritel

Aplikasi bisnis web yang paling dikenal masyarakat umum adalah ritel. Sebagian besar rantai ritel besar telah hadir di web. Banyak peritel membuat home pagemereka yang dapat secara langsung diakses melalui web. Beberapa lebih memilih untuk bergabung dengan toko-toko lain di suatu situs gabungan yang disebut mal maya (virtual mall) dengan harapan bahwa satu nama mal akan lebih mudah untuk dikenali dan ditemukan daripada nama toko mereka masing-masing. Statistik pembelian onlinejuga menarik. Suatu studi pada tahun 2005 menemukan bahwa 70% pembeli dewasa di Amerika Serikat menggunakan internet sebagai sumber informasi untuk membantu dalam perbelanjaan mereka. Trennya adalah semakin banyak belanjaonline.

SARAN-SARAN KEBERHASILAN PENGGUNAAN INTERNET

1.          Pastikan situs Web Anda kuat.
2.          Pastikan browser dan struktur basis data Anda fleksibel maupun intuitif.
3.          Menekankan isi.
4.          Sering diperbarui.
5.          Melihat di luar pelanggan.
6.          Tujukan isi pada kebutuhan spesifik pengguna.
7.          Menjadikan Internet intuitif.
8.          Berada di lokasi Web yang tepat.
9.          Ciptakan rasa kebersamaan.
10.          Carilah bantuan jika Anda membutuhkannya.

            Saran-saran di atas sekaligus menunjukkan bahwa memanfaatkan web secara sepenuhnya ternyata tidak hanya sekadar membuat halaman web saja. Keberadaan web yang baik membutuhkan lebih banyak usaha daripada kebanyakan proyek-proyek lain yang tidak berhubungan dengan web.

DAMPAK INTERNET PADA BISNIS DI MASA MENDATANG

Amerika Serikat telah melihat tingkat pertumbuhan tahunan e-commerce yang substansial sebesar hampir 15% selama lima tahun terakhir. Jumlah e-commerceyang luar biasa terjadi antar bisnis. E-commerceB2B nampaknya tidak berdampak pada pelanggan, tetapi harga yang lebih rendah dan layanan pelanggan yang lebih baik yang dimungkinkan oleh B2B adalah hal yang membuat organisasi bisnis kompetitif. Masih ada dampak lain yang akan diberi oleh jasa telepon 3G pada e-commerce B2C.

Amerika Serikat  telah lambat dalam mengambil keuntungan dari jasa ini, dan Eropa khususnya Jepang terus maju dengan aplikasi-aplikasi bisnis yang inovatif. Ini juga akan memungkinkan pelanggan dengan telepon 3G melakukan pembelian dengan menggunakan telepon mereka sebagai kartu debit atau kartu kredit. Bahkan telepon 4G yang lebih cepat telah diuji di Cina dan Jepang dan seharusnya akan tersedia tidak berapa lama lagi. Jepang mengambil posisi pimpinan dalam penggunaan telepon selular untuk transaksi-transaksi keuangan. Seiring dengan AS yang mulai mengejar ketertinggalannya dalam penggunaan jasa seluler 3G yang lebih luas, seperti jasa seluler “broadband” Verizon, AS dapat menjadi satu pemimpin dunia dalam bidang e-commerce melalui peralatan selular.

SIM-BAB 2 SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

BAB 2

SISTEM INFORMASI UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF

    PENDAHULUAN

Model sistem umum perusahaan akan dapat menjadi contoh pola yang baik untuk menganalisis sebuah organisasi. Model ini akan menyoroti unsur-unsur yang seharusnya ada dan bagaimana unsur-unsur tersebut seharusnya berinteraksi. Dalam hal yang sama, model delapan unsur lingkungan sebuah perusahaan dapat menjadi suatu cara yang baik untuk memahami kompleksitas dari bagaimana perusahaan akan berinteraksi dengan lingkungannya. Integrasi antara model sistem umum dan model delapan unsur lingkungan akan menjadi dasar dari suatu konsep manajemen rantai pasokan (supply chain management). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya fisik, akan tetapi sumber daya virtual ternyata juga dapat memainkan peranan yang besar. Michael E. Porter diakui sebagai orang yang paling banyak mengungkapkan konsep keunggulan kompetitif dan mengontribusikan pemikiran-pemikiran mengenai rantai nilai (value chain) dan sistem nilai (value system), yang setara dengan melihat sesuatu secara sistem atas perusahaan dan lingkungannya. Para eksekutif perusahaan dapat menggunakan informasi tersebut untuk mendapatkan keunggulan strategis, taktis, dan operasional.

Sumber daya informasi sebuah perusahaan meliputi peranti keras, peranti lunak, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data (database), dan informasi. Informasi memiliki empat dimensi yang diinginkan: relevansi, akurasi, ketetapan waktu, dan kelengkapan. Eksekutif perusahaan melakukan perencanaan strategis untuk keseluruhan organisasi, area bisnis, dan sumber daya informasi. Chief information officer (yang disebut pula chief technology officer) memainkan peranan penting dalam semua jenis perencanaan strategis. Sebuah rencana strategis untuk sumber daya informasi akan mengidentifikasikan tujuan-tujuan yang harus dipenuhi oleh sistem informasi perusahaan di tahun-tahun mendatang dan sumber daya informasi yang akan diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut.

PERUSAHAAN DAN LINGKUNGANNYA

Model System Umum Perusahaan

Aliran sumber daya dari lingkungan melalui perusahaan, dan kembali ke lingkungan. Aliran sumber daya fisik berada di bagian bawah aliran sumber daya virtual berada di bagian atas.

1.   ALIRAN SUMBER DAYA FISIK

Sumber daya fisik sebuah perusahaan meliputi pegawai, bahan baku, mesin, dan uang. Pegawai diperkerjakan oleh perusahaan, diubah ke tingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman, dan pada akhirnya meninggal kan perusahaan. Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan di ubah menjadi barang jadi. Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu di ubah menjadi pembayaran terhadap pemasok

2.   MEKANISME PENGENDALIAN PERUSAHAAN

Unsur unsur yang memungkinkanperusahaan mengendalikan operasinya sendiri meliputi (1) Standar kinerja yang harus di penuhi oleh peruhasaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan (2) Manajemen perusahaan, dan (3) Suatu  pemrosesah informasi yang mengubah data menjadi informasi.

3.   ALIRAN SUMBER DAYA VIRTUAL

Aliran dari sumber daya virtual-data, informasi, dan informasi dalam bentuk keputusan.

4.    LINGKARAN UMPAN BALIK

Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan dari lingkungan lalu dimasukan ke dalam pemroses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi.

Perusahaan dan Lingkungannya

Perusahaan adalah Suatu sistem fisik yang dikelola melalui penggunaan sebuah sistem virtual. Sistem fisik perusahaan merupakan suatu sistem terbuka di mana ia berhadapan dengan lingkungannya. Sebuah perusahaan mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengubah sumber daya tersebut menjadi produk dan jasa, dan mengembalikan sumber daya yang telah diubah kembali ke lingkungan.

 Delapan Unsur Lingkungan

1.   Pemasuk (supplier)

2.   Pelanggan 

3.   Serikat pekerja (labor union) 

4.   Komunitas keuangan (financial cpmmunity)

5.   Pemegang saham dan pemilik (stockholders dan owners) 

6.   Pesaing (competitor) 

7.   Pemerintah (government

8.   Komunitas global (global community) 

Aliran Sumber Daya Lingkungan

Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanggan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah (seperti untuk penelitian), aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain).

Tidak semua aliran sumber daya terjadi di antara perusahaan dan seluruh untuk lingkungannya. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi dan perusahaan berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah

MENGELOLA ALIRAN SUMBER DAYA FISIK-MANAJEMEN RANTAI PASOKAN (SCM)

Jalur yang memfasilitasi aliran sumber daya fisik dari pemasok kepada perusahaan dan selanjutnya kepada pelanggan disebut sebagai rantai pasokan (supply chain). Aliran sumber daya melalui rantai pasokan harus dikelola untuk memastikan bahwa aliran tersebut terjadi dengan cara yang tepat waktu dan efisien. proses ini disebut sebagai manajemen rantai pasokan (supply chain management). Manajemen rantai pasokan terdiri atas aktivitas-aktivitas berikut ini :

• ·      Meramalkan permintaan pelanggan.
• ·      Membuat jadwal produksi.
• ·      Menyiapkan jaringan transportasi.
• ·      Memesan persediaan pengganti dari para pemasok.
• ·      Menerima persediaan dari pemasok.
• ·      Mengelola persediaan-bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi.
• ·      Melakukan produksi.
• ·      Melakukan transportasi sumber daya kepada pelanggan.
• ·      Melacak aliran sumber daya dari pemasok, di dalam perusahaan, dan kepada pelanggan.

KEUNGGULAN KOMPETITIF

Seiring dengan perusahaan memenuhi kebutuhan produk dan jasa para pelanggannya, perusahaan tersebut akan berusaha untuk mendapatkan keunggulan di atas para pesaingnya. Mereka dapat mencapai keunggulan ini dengan memberikan produk dan jasa pada harga yang lebih rendah, memberikan kebutuhan-kebutuhan khusus dari segmen-segmen pasar tertentu. Satu hal yang tidak selalu terlihat jelas adalah adanya fakta bahwa sebuah perusahaan juga akan dapat mencapai keunggulan kompetitif melalui penggunaan sumber daya virtualnya. Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) di dalam pasar. Ingat bahwa para manajer perusahaan-perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategis perusahaan.

Rantai Nilai Porter

Porter yakin bahwa sebuah perusahaan meraih keunggulan kompetitif dengan menciptakan suatu rantai nilai (value chain). Margin adalah nilai dari produk dan jasa perusahaan setelah dikurangi harga pokoknya, seperti yang diterima oleh pelanggan perusahaan. Meningkatkan margin adalah tujuan dari rantai nilai.

1.      Memperluas Ruang Lingkup Rantai Nilai

Kaitan rantai nilai perusahaan ke rantai nilai organisasi lain dapat menghasilkan suatu sistem interorganisasional (interorganizational system-IOS). Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi disebut sebagai sekutu bisnis (business partners). mereka bekerja bersama sebagai suatu unit tunggal yang terkoordinasi, sehingga menimbulkan suatu sinergi yang tidak dapat dicapai jika masing-masing bekerja sendirian. Sebuah perusahaan dapat mengaitkan rantai nilainya kepada rantai nilai pemasoknya dengan mengimplementasikan sistem yang membuat sumber daya input tersedia bila dibutuhkan. Salah satu contoh adalah kesepakatan just-in-time (JIT) dengan pemasok untuk mengirimkan bahan baku sehingga bahan baku akan tiba beberapa jam sebelum digunakan di dalam proses produksi. JIT akan membantu meminimalkan biaya penyimpanan bahan baku.

Dimensi-dimensi Keunggulan Kompetitif

Keunggulan kompetitif dapat direalisasikan dalam hal mendapatkan keunggulan strategis, taktis, maupun operasional. Pada tingkat manajerial yang tertinggi, tingkat perencanaan strategis-sistem informasi dapat digunakan untuk mengubah arah sebuah perusahaan dalam mendapatkan keunggulan strategisnya

1.      Keunggulan Strategis

Keunggulan strategis (strategic advantage) adalah keunggulan yang dimiliki dampak fundamental dalam membentuk operasi perusahaan. Sistem informasi dapat digunakan untuk menciptakan keunggulan strategis. Sebagai contoh, sebuah perusahaan dapat memutuskan untuk mengubah seluruh datanya menjadi basis data dengan alat penghubung standar (seperti alat penghubung browser Web) guna kemungkinan berbagi dengan sekutu-sekutu bisnis dan pelanggannya. 

2.      Keunggulan Taktis

Sebuah perusahaan mendapatkan keunggulan taktis (tactical advantage) ketika perusahaan tersebut mengimplementasikan strategi dengan cara yang lebih baik dari para pesaingnya. Dalam contoh kita, layanan pelanggan dapat ditingkatkan dengan menawarkan kepada pelanggan akses langsung ke informasi. Semua perusahaan ingin memuaskan pelanggan, karena kepuasan pelanggan akan menghasilkan pengulangan pembelian.

3.      Keunggulan Operasional

Keunggulan Operasional (Operational advantage) adalah keunggulan yang berhubungan dengan transaksi dan proses sehari-hari. Di sinilah sistem informasi akan berinteraksi secara langsung dengan proses.

TANTANGAN DARI PESAING-PESAING GLOBAL

Perusahaan multinasional (multinational corporation-MNC) adalah perusahaan yang beroperasi lintas produk, pasar, negara, dan budaya. Perusahaan multinasional terdiri atas perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak perusahaan-anak perusahaan tersebut dapat tersebar secara geografis, dan masing-masing dapat memiliki sasaran, kebijakan dan prosedurnya sendiri. Anda hendaknya tidak membatasi pemikiran akan pesaing-pesaing global hanya untuk organisasi-organisasi lain saja. kalangan profesional dan staf yang bekerja di negara lain yang bersaing untuk pekerjaan yang sama seperti yang terjadi di negara tuan rumah juga dapat dianggap sebagai pesaing. 

Alasan utama melakukan outsource adalah ekonomi. Namun, oustourcing juga memiliki kelemahannya sendiri. Satu hal yang khususnya sangat penting bagi oustourcing TI adalah perlindungan Hak Kekayaan Intelektual (HAKI), yang di beberapa negara tidak mendapat perlindungan yang memadai. Satu cara untuk mengatasi masalah HAKI adalah dengan mengakuisisi perusahaan outsourcee asing. 

Kebutuhan Khusus untuk Pemrosesan Informasi di Perusahaan Multinasional

Meskipun semua perusahaan memiliki kebutuhan pemrosesan informasi dan koordinasi, kebutuhan-kebutuhan ini merupakan hal yang sangat penting artinya bagi perusahaan multinasional (MNC). MNC adalah sebuah sistem terbuka yang berusaha untuk meminimalkan ketidakpastian yang terdapat dalam lingkungannya. Ketidakpastian adalah “perbedaan antara jumlah informasi yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi.”.

Kebutuhan Khusus untuk Koordinasi di Perusahaan Multinasional

Koordinasi adalah kunci untuk mencapai keunggulan kompetitif di dalam pasar global. Perusahaan yang tidak mampu mendapatkan kendali strategis atas operasinya di seluruh dunia dan mengelolanya dengan cara yang terkoordinasi secara global, tidak akan dapat meraih kesuksesan dalam perekonomian internasional.

Keuntungan Koordinasi

Keuntungan koordinasi antara lain meliputi :

·       Fleksibilitas dalam merespons pesaing di berbagai negara dan pasar.

·       Kemampuan untuk merespons perubahan yang terjadi di satu negara pada satu negara lain atau satu wilayah dalam satu negara lain.

·       Kemampuan untuk menyamai kebutuhan pasar di seluruh dunia.

·       Kemampuan untuk berbagi pengetahuan antarunit di berbagai negara.

·       Mengurangi biaya operasi secara keseluruhan.

·       Peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

·      Kemampuan untuk meraih dan mempertahankan keragaman produk perusahaan dan juga bagaimana produk diproduksi dan didistribusikan.

TANTANGAN DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM INFORMASI GLOBAL

a.      Kendala-kendala Politis

Pemerintah nasional di suatu negara di mana anak perusahaan berada dapat menerapkan beragam pembatasan yang menjadikan perusahaan induk mengalami kesulitan untuk memasukkan anak perusahaan tersebut ke dalam jaringan.

b.       Rintangan Budaya dan Komunikasi

·         Pembatasan Pembelian dan Impor Peranti Keras

Pemerintah nasional mencoba untuk melindungi pabrikan lokal dan merangsang investasi asing pada produksi lokal dengan menentukan bahwa hanya peralatan yang diproduksi atau dirakit di negara itu yang dapat dipergunakan. Ketentuan seperti ini dapat memengaruhi pengoperasian berbagai sistem peranti keras dan lunak yang berbeda.

·         Pembatasan Pemrosesan Data

Kebijakan nasional dapat mengatur bahwa data harus diproses di dalam negeri, bukan dikirimkan ke luar negeri dan diproses di tempat lain.

·         Pembatasan Komunikasi Data

Pembatasan komunikasi data yang paling banyak dipublikasikan adalah pembatasan yang dikenakan pada aliran data antarnegara. Aliran data antarnegara (transborder data flow-TDF), adalah pergerakan data yang dapat dibaca oleh mesin melintasi batas negara.

c.        Masalah-masalah teknologi

MNC sering kali didera dengan masalah yang berhubungan dengan tingkat teknologi yang terdapat di negara-negara anak perusahaannya. Di beberapa negara, sumber listrik yang dapat diandalkan mungkin tidak tersedia, sehingga mengakibatkan seringnya terjadi gangguan listrik. Sirkuit telekomunikasi sering kali hanya dapat mengirimkan data dengan kecepatan yang rendah, dan kualitas transmisinya juga buruk. Peranti lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak memerhatikan hak cipta atas peranti lunak dan menutup mata pada peranti lunak berjalan, beberapa vendor peranti lunak menolak untuk berbisnis di beberapa negara tertentu.

d.      Kurangnya Dukungan dari Manajemen Anak Perusahaan

Manajemen kantor anak perusahaan sering kali ikut menjadi masalah. Beberapa merasa yakin bahwa mereka dapat menjalankan anak perusahaannya tanpa harus mendapat bantuan, dan mereka memandang peraturan yang ditetapkan oleh kantor pusat sebagai suatu hal yang tidak perlu takut dilewati oleh rantai informasi baru yang menghimpun data operasional kepada perusahaan induk.

MANAJEMEN PENGETAHUAN

Sumber daya informasi sebuah perusahaan terdiri atas:

·         Peranti keras komputer

·         Peranti lunak komputer

·         Spesialis informasi

·         Pengguna

·         Fasilitas

·         Database

·         Informasi

Ketika manajer memutuskan untuk menggunakan informasi guna mencapai keunggulan kompetitif, mereka harus mengelola sumber daya ini agar dapat meraih hasil yang dinginkan. Informasi, sama seperti sumber daya lainnya, memerlukan manajemen.

Dimensi Informasi

Ketika pengembang sistem (pengguna maupun spesialis informasi) mendefinisikan output yang diberikan oleh prosesor informasi, mereka akan mempertimbangkan empat dimensi dasar informasi. Keempat dimensi yang diinginkan akan dapat menambah nilai dari informasi tersebut, yaitu :

·         Relevansi

Informasi memiliki relevansi jika informasi tersebut berhubungan dengan masalah yang sedang dihadapi. Pengguna seharusnya dapat memilih data yang diperlukan tanpa harus melewati dahulu sejumlah fakta-fakta yang tidak berhubungan. Data yang relevan dengan pengambilan keputusan yang akan diambil saja yang akan disebut sebagai “informasi”.

·         Akurasi

Idealnya, seluruh informasi seharusnya akurat. Akan tetapi, fitur-fitur yang memberikan kontribusi kepada tingkat akurasi sistem akan menambah biaya dari sistem informasi tersebut. Karena hal ini, para pengguna sering kali terpaksa harus menerima tingkat akurasi yang kurang dari 100 persen

·         Ketetapan waktu

Informasi hendaknya tersedia untuk pengambilan keputusan sebelum situasi yang genting berkembang atau hilangnya peluang yang ada. Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menguraikan apa yang sedang terjadi saat ini, selain dari apa yang telah terjadi di masa lalu. Informasi yang tiba setelah suatu keputusan diambil tidak akan memiliki nilai yang bermanfaat.

·         Kelengkapan

Para pengguna hendaknya dapat memperoleh informasi yang menyajikan suatu gambaran lengkap atas suatu masalah tertentu atau solusinya. Namun, sistem hendaknya juga tidak menenggelamkan pengguna dalam lautan informasi

Sifat Manajemen Pengetahuan yang Berubah-ubah

Manajemen pengetahuan pada awalnya berfokus pada sistem pemrosesan transaksi yang akan memproses pesanan pelanggan, membuat catatan persediaan, menghitung jumlah gaji, dan tugas-tugas lain yang serupa. Karenanya, sistem informasi dianggap memiliki “tingkat rendah” karena berhubungan dengan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada organisasi di “tingkat rendah.” Kini, organisasi mengakui bahwa sistem informasi mengumpulkan pengetahuan yang terdapat di dalam suatu organisasi, dan organisasi harus mengelola pengetahuan tersebut.

·         Sistem Informasi Warisan

Sistem informasi awal serta peranti lunak dan keras yang tidak sesuai atau hanya sesuai secara parsial dengan teknologi informasi terkini disebut sebagai sistem warisan (legacy systems). Meskipun data yang dikumpulkan oleh sistem warisan terutama memproduksi informasi historis, informasi tersebut masih dianggap berharga. Kebanyakan data warisan dapat diubah dan dipergunakan oleh teknologi-teknologi baru. Teks dan angka yang sering kali menyusun file-file warisan dapat diimpor ke dalam basis data modern. Pengambilan data dapat mengharuskan nilai-nilai data yang lama diperbarui menjadi nilai-nilai baru. 

·         Manajemen Gambar

Terdapat peranti lunak komputer khusus yang akan menerjemahkan gambar data teks dan numerik menjadi sebuah file  pengolah data. Foto-foto digital dari cetakan dapat disimpan sebgai file-file komputer yang dapat dijadikan referensi oleh sistem informasi perusahaan saat ini. Format-format umum manajemen gambar :

1.   Joint Photographic Group

2.   Windows Metafile Format

3.   Tagged Image File FormaT

4.   Standar Format Bip Map

5.   Graphics Interchange Format

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER DAYA INFORMASI

Perusahaan-perusahaan pertama yang menggunakan komputer menempatkan tanggung jawab pengelolaan sumber daya informasi di tangan sebuah unit khusus yang terdiri atas para profesional informasi. Unit ini, yang disebut sebagai layanan informasi (information services-IS), dikelola oleh seorang manajer yang mungkin memiliki status wakil presiden. Praktik yang diterima adalah membuat layanan informasi sebagai suatu area bisnis utama dan memasukkan manajer puncaknya di dalam kelompok eksekutif senior, seperti komite eksekutif, yang melakukan pengambilan-pengambilan keputusan penting bagi perusahaan.

 Chief Information Officer dan Chief Technology Officer

Chief information officer (CIO) atau chief technology officer (CTO) adalah manajer dengan tingkat tertinggi di layanan informasi. Orang ini akan menyumbangkan keahlian manajerialnya dalam memecahkan masalah-masalah yang tidak hanya berhubungan dengan layanan informasi saja, melainkan juga area-area operasi perusahaan lainnya. CIO atau CTO dapat memosisikan layanan informasi sebagai salah satu unsur vital dalam struktur organisasi perusahaan dengan melaksanakan saran-saran berikut ini :

·         Meluangkan waktu dalam bisnis dan pelatihan bisnis. Pelajari pula bisnisnya, bukan hanya teknologinya saja.

·         Secara aktif mencari kemitraan dengan unit-unit bisnis dan manajemen lini, jangan menunggu untuk diundang.

·          Fokus pada perbaikan proses bisnis.

·          Menjelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.

·         Membangun kredibilitas dengan memberikan jasa IS yang dapat diandalkan.

·          Terbuka untuk ide-ide yang berasal dari luar bidang IS.

Perencanaan Strategis bagi Perusahaan

Ketika sebuah perusahaan mengorganisasikan para eksekutifnya ke dalam suatu komite eksekutif, kelompok ini biasanya akan bertanggung jawab atas perencanaan strategis bagi keseluruhan perusahaan. Pada tingkat yang paling minimum, komite eksekutif terdiri atas presiden dan wakil presiden bidang-bidang bisnis perusahaan. Komite ini akan menentukan rencana bisnis strategis organisasi.

Rencana Strategis untuk Area-area Bisnis

Ketika para eksekutif sebuah perusahaan sepenuhnya memiliki komitmen pada perencanaan strategis, mereka melihat adanya kebutuhan bagi masing-masing area bisnis untuk mengembangkan rencana strategisnya sendiri. Rencana area bisnis ini akan merinci bagaimana area-area tersebut akan mendukung usaha ketika berusaha mencapai sasaran strategisnya.

·         Pendekatan SPIR Perencanaan Strategis untuk Sumber Daya Informasi (Strategic Planning for Information Resources-SPIR)

Adalah pengembangan rencana strategis secara paralel bagi layanan informasi dan perusahaan sehingga rencana perusahaan akan mencerminkan dukungan yang akan diberikan oleh layanan informasi. Rencana IS akan mencerminkan permintaan dukungan sistem di masa mendatang. 

·         Rencana Strategis Sumber Daya Informasi

Rencana strategis sumber daya informasi (Strategic Plan for Information Resources-SPIR) telah dikembangkan untuk mendukung Rencana Strategis Bisnis dengan menggabungkan dan menerapkan sumber daya informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategis. SPIR disusun dalam empat bagian, yaitu :

a)    Pernyataan Misi Teknologi Informasi

b)    Sasaran Teknologi Informasi.

c)    Lingkup Layanan Teknologi Informasi

Layanan teknologi informasi terdiri atas

·         Layanan Administratif

·         Layanan Teknis

·         Layanan Teknologi

·         Rencana Kerja Teknologi Informasi

Semua proyek akan dikelola dengan menggunakan bagan Gantt dan diagram jaringan. Semua proyek dengan pengecualian untuk sistem RFP berbasis pengetahuan akan diselesaikan dengan menggunakan sumber daya internal TI. Sistem RFP akan dirancang dan diimplementasikana oleh konsultan. Proyek dan perkiraan bulan, orang akan meliputi hal-hal sebagai berikut. Orang pertama yang dicantumkan adalah manajer proyek. Tambahan orang adalah personel pendukung.