BAB 4
PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM
PENDAHULUAN
Sistem informasi dalam
suatu pemahaman yang sederhana dapat didefinisikan sebagai satu
sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung
dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi
Direktorat Bidang bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Informasi menjelaskan mengenai organisasi atau salah satu sistem utamanya
mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin akan
terjadidimasa yang akan datang tentang organisasi tersebut.
Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu
yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data
yang telah diolah kedalam suatu bentuk
yang lebih memiliki arti dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Data sendiri merupakan
fakta-faktayang mewakili suatu keadaan, kondisi, atau peristiwa yang terjadi atau ada di dalam atau di
lingkungan fisik organisasi. Data tidak dapat langsung digunakan untuk pengambilan keputusan, melainkan harus diolah lebih dahulu agar
dapat dipahami, lalu dimanfaatkan dalam pengambilan keputusan.
ORGANISASI LAYANAN BISNIS
Kita
telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan perusahaan yang
memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama-nama lain
Divisi SIM atau Departemen SIM dan khususnya teknologi informasi (information
technology IT) juga populer.
Sumber
Daya Informasi
Kita
telah mengidentifikasikan sumber daya informasi yang terdiri atas peranti keras
komputer, peranti lunak komputer, spesialis informasi, pengguna, fasilitas,
basis data, dan informasi. Sebagian besar sumber daya ini pada umumnya
berlokasi di layanan informasi dan merupakan tanggung jawab dari chief
information officer (CIO). Sumber daya informasi yang terdapat di area-area
pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.
Spesialis
Informasi
Untuk
menggambarkan karyawan yang tanggung jawab utamanya adalah untuk memberikan
kontribusi atas tersedianya sumber daya informasi dalam perusahaan. Spesialis
informasi pada awalnya meliputi analis sistem, programer, dan operator.
- Analis Sistem
Analis
sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat
dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan
masalah-masalah tersebut.
- Administator Basis Data
Seorang
spesialis informasi yang bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai
administator basis data. Tugasnya terbagi dalam empat area utama yaitu
perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan.
- Webmaster
Webmaster
bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus
bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan
komunikasi antara perusahaan dan pelanggan atau sekutu bisnisnya selalu
terbuka. Situs web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki
keahlian dalam manipulasi atau perancangan grafik. Satu tugas penting dari
seorang Webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman Web
perusahaan.
Spesialis
Jaringan
Spesialis
jaringan bekerja dengan analis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan
komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Spesialis
jaringan akan menggabungkan keahlian dari bidang-bidang komputasi maupun
telekomunikasi. Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk
aplikasi-aplikasi berbasis Web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan,
karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.
Programer
Programer
menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analis untuk membuat kode
program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna. Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programer,
menciptakan suatu posisi analis programer.
Operator
Operator
menjalankan peralatan komunikasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan
server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. Operator
akan memonitor konsol, mengganti kertas printer, mengelola perpustakaan pita
dan disk penyimpanan data, serta melakukan tugas-tugas lain yang serupa. Semua
spesialis informasi di atas pada umumnya digabungkan dengan
perwakilan-perwakilan dari organisasi pengguna untuk membentuk tim proyek yang
mengembangkan sistem. Para spesialis juga memiliki tanggung jawab dalam
memelihara sistem setelah sistem tersebut diimplementasikan.
STRUKTUR
ORGANISASI LAYANAN INFORMASI
Tren
dari Struktur Tersentralisasi ke Desentralisasi
Perusahaan
telah menugaskan beberapa orang analis sistem dan programer untuk mengembangkan
sistem-sistem baru dan beberapa orang analis sistem serta programer lainnya
untuk memelihara sistem-sistem yang sudah ada. Unit-unit operasi, administrasi
basis data, dan jaringan akan memberikan kontribusi bagi pengembangan maupun
pemeliharaan.
Struktur
Organisasi Inovatif
Perusahaan-perusahaan
besar berusaha untuk mencapai suatu struktur organisasi yang “terdesentralisasi
secara sentral”. Hal ini dicapai dengan memberikan wewenang kepada unit IS
korporat untuk mengambil keputusan-keputusan yang berhubungan dengan
infrastruktur IT, dan wewenang kepada area-area bisnis untuk mengambil
keputusan mengenai penggunaan IT secara strategis di area-area mereka
masing-masing. Pertama, IT kini memainkan peranan yang lebih besar di
perusahaan dari pada masa lalu. Kedua, perubahan teknologi yang pesat menuntut
agar struktur memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan
keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus
memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan
konsultan.
Komputasi
Pengguna Akhir
Di
akhir tahun 1970’an kita melihat berkembangnya minat dari pihak pengguna untuk
mengembangkan aplikasi komputernya sendiri, suatu pendekatan yang disebut
komputasi pengguna akhir (end-user computing). Pengguna akhir merupakan kata
yang sinonim dengan pengguna, pengguna menggunakan produk akhir dari suatu
sistem berbasis komputer. Komputasi pengguna akhir (end-user computing ECU),
oleh karenanya berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh
pengguna. Komputasi pengguna akhir timbul disebabkan oleh empat pengaruh utama
:
- Dampak pendidikan komputer
Selama
awal tahun 1980’an, dampak program-program pendidikan komputer yang baik di
sekolah-sekolah negeri dan swasta, perguruan tinggi, dan perusahaan-perusahaan
industri mulai terlihat. Jajaran manajemen, terutama di tingkat yang lebih
rendah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang
baik. Seiring dengan berjalannya tahun, manajer-manajer ini maju ke tingkat
manajemen yang lebih tinggi dan tetap meneruskan penggunaan sistem informasi
dan teknologinya.
- Antrian layanan informasi
Situasi
ini menjadi suatu hal yang sangat penting selama awal tahun 1980’an, ketika
para pengguna mulai mengajukan tuntutan-tuntutan untuk mendapatkan tambahan
dukungan sistem kepada layanan informasi. Layanan informasi tidak dapat
memberikan respons yang cukup cepat untuk memenuhi tuntutan pengguna, dan
antrian mulai menumpuk dengan pekerjaan yang menunggu untuk dikerjakan oleh
komputer.
- Murahnya peranti keras
Pengguna
dapat memperoleh sendiri peranti kerasnya dengan memesan di toko komputer
setempat melalui telepon dan meminta sistem tersebut dikirimkan menggunakan
taksi.
- Peranti lunak siap pakai
Baik
perusahaan peranti keras maupun peranti lunak membuat peranti lunak yang akan
mengerjakan tugas-tugas akuntansi dasar sekaligus memberikan informasi bagi
pengembalian keputusan. Peranti lunak siap pakai ini menawarkan dukungan yang
ditingkatkan dan kemudahan penggunaan, dan memungkinkan perusahaan dan pengguna-pengguna
individual dengan sedikit keahlian komputer mengimplementasikan suatu sistem
berbasis komputer.
pengguna
dari system informasi perusahaa merupakan sumber daya informasi penting yg
daoat memberikan suatu kontribusi yang nyata dalam mencapai sasaran strategi
dari meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna
dapat secara aktif ikut serta berpartisipasi dalam pengembangan system dan
mempraktikkan komputasi pengguna akhir.
Keuntungan
Komputasi Pengguna Akhir
EUC memberikan dua manfaat
utama :
- Menyamakan kemampuan dan tantangan
- Mempersempit jarak komunikasi
Risiko
Komputasi Pengguna Akhir
- Sasaran sistem yang buruk
- Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk
- Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien
- Hilangnya integritas data
- Hilangnya keamanan
- Hilangnya kendali
KRITERIA PENDIDIKAN, PENGETAHUAN DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN
UNTUK KARIR DIBIDANG LAYANAN INFORMASI
Pengembangan
sistem informasi memerlukan keahlian dan pengetahuan khusus. Ahli informasi
menerapkan keahlian dan pengetahuannya secara professional dengan jam kerja
penuh waktu. Pengguna menerapkan keahlian dan pengetahuannya dalam menangani
sistem informasi hanya sampai tingkat tertentu.
Pengetahuan
Pengembangan Sistem
Jenis pengetahuan yang
memungkinan seseorang berkontribusi dalam pengembangan sistem termasuk
diantaranya:
- Pemahaman Komputer, adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer untuk menyelesaikan proses pengolahan-pengolahan data yang dibutuhkan.
- Pemahaman Informasi, terdiri dari pemahaman bagaimana menggunakan informasi pada setiap tahapan dalam proses penyelesaian masalah dimana informasi didapatkan dan bagaimana informasi dipakai bersama-sama dengan yang lainnya.
- Dasar-dasar bisnis, adalah topik-topik yang biasanya di masukan dalam kurikulum utama sarjana dan pasca sarjana program bisnis.
- Teori sistem, menggambarkan bagaimana fenomena sebagai stuktur sistem yang normatif.
- Proses pengembangan sistem, terdiri dari langkah-langkah yang harus dilalui dalam membangun sistem informasi.
- Pemodelan sistem, terdiri dari berbagai cara untuk mendokumentasikan sistem.
Keahlian
Pengembangan Sistem
Keterampilan
pengembangan meliputi komunikasi, kemampuan analitik, kreativitas, dan
kepemimpinan.
- Keterampilan komunikasi, melibatkan kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada satu atau beberapa orang dengan menggunakan ucapan, tulisan atau gambar grafik.
- Kemampuan analitik, adalah kemampuan memahami dan mempelajari situasi untuk menentukan formula yang sesuai dalam merespons atau membuat solusi permasalahan.
- Kreativitas, merupakan pengembangan dari seluruh atau sebagian ide dan solusi baru.
- Kepemimpinan, merupakan kemampuan mengarahkan orang lain untu melakukan tugas.
MENGELOLA
PENGETAHUAN YANG DITUJUKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN
OTOMATISASI
KANTOR
Otomatisasi kantor adalah
penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.
Otomatosasi kantor dapat dilacak kembali hingga awal tahun 1960-an, ketika IBM
memperkenalkan istilah pengolahan kata untuk menyatakan suatu bahwa kebanyakan
aktivitas kantor dipusatkan pada pengolahan kata-kata , otomatisasi kantor
(office automation-OA)meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal
yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang
didalam maupun diluar perusahaan, salah satu kesunggulan dari ao adalah adanya
fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan komunikasi bagi orang-orang didalam
dan diluar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu satu sama lain.
Pergeseran
dan Pemecahaan Masalah Administratif ke Manajerial
Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer
dikalangan manajerial dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapat
menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan masalah yang mereka hadapi.
KANTOR
MAYA
Kemampuan AO untuk
menghubungkan orang secara elektronik membuka pintu-pintu baru dalam kegiatan
bagaimana pekerjaan kantor dilaksanakan. AO bahkan membuat pekerjaan kantor
tidak harus dikerjakan dikantor sebagai gantinya, pekerjaan seperti itu dapat
dilakukan dimanapun karyawan berada (kantor maya). Konsep ini dimulai dengan
telekomuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang
disebut hoteling. Adapun keuntungan dan kerugian kantor maya :
Keuntungan
kantor maya
- Biaya fasilitas yang lebih rendah.
- Biaya peralatan yang lebih rendah.
- Berkuarangnya penghentian pekerjaan.
- Kontribusi sosial.
Kerugian Kantor Maya
- Moral yang rendah.
- Kekhawatiran akan risiko keamanan.
ORGANISASI
MAYA
Keberhasilan kantor maya
memicu para visioner untuk melihat bagaiman kantor maya dapat diperluas hingga
berlaku bagi keselueruhan perusahaan-perusahaansebuah organisasi maya.
Dampak
sosial organisasi maya
Dampak organisasi
kantor maya timbul pada masyarakat khususnya industry-industri yang paling
tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi kantor maya adalah industry yang
memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi , ide, dan kecerdasan.
MENEMPATKAN
PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSPEKTIF
Unsur manusia terus menjadi
salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem
informasi. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua
kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.
Pengembangan
sistem pada awalnya dilakukan sepenuhnya oleh spesialis informasi. Namun, lama
kelamaan pengguna telah memainkan peranan yang semakin penting. Sampai ke suatu
titik ekstrem, pengguna dapat melakukan seluruh pekerjaan pengembangan.
Tidak
hanya pekerjaan pengembangan saja yang berubah, keadaan dimana pekerjaan
dilaksanakan juga ikut mengalami pekerjaan. Organisasi tidak lagi berbentuk
fisik, yang mengharuskan pekerjaan dan pekerja berada pada suatu lokasi fisik.
Jaringan komunikasi elektronik memungkinkan perusahaan mencapai suatu
organisasi maya, dimana pekerjaan dapat dilakukan di hampir semua tempat.
Pengetahuan
spesialis informasi dan perusahaan adalah suatu sumber daya yang berharga dan
hendaknya dikelola. Program-Program manajemen pengetahuan (knowledge
management-KM) formal sering kali terdiri atas sistem-sistem yang mengumpulkan,
menyimpan, dan memilah-milah pengetahuan.
0 komentar:
Posting Komentar